1. Zusammenarbeit

Zu Beginn unserer Teamarbeit steht ein Treffen mit Ihnen, um gemeinsam einen Organisationsplan zu erstellen, die Verantwortungsbereiche zu definieren und Deadlines zu bestimmen. Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch bereits dabei, einen Kongress für Innsbruck zu gewinnen und erstellen dazu professionelle Bids, ein vorläufiges Budget und Präsentationsunterlagen.

2. Angebot/Servicepalette

Unser Angebot

Kein Kongress ist wie der andere. Die beschriebenen Leistungen sind modular aufgebaut und können Ihren spezifischen Anforderungen entsprechend kombiniert werden.

Unsere Serviceportfolio

Wir möchten Ihnen die beste Leistung zum besten Preis bieten, maßgeschneidert auf das Budget Ihres Kongresses. Bitte kontaktieren Sie uns, um die verschiedenen Optionen zu besprechen, und wir erstellen Ihnen gerne ein spezifisches Angebot.

Projekt- und Logistikmanagement
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Professionelle Beratung und Projektmanagement
· Schnittstelle für die Organisationskomitees
· Einholen von Angeboten und Aushandeln der Konditionen
· Erstellung eines detaillierten Ablauf- und Regieplans
· On site Management
· Teilnehmerbefragungen, Statistiken
· Endbericht

Management des Veranstaltungsortes
· Auswahl der geeigneten Räumlichkeiten
· Ausstattungs- und Technikplanung
· Catering
· Personalplanung und -koordination

Finanzmanagement
· Budgeterstellung und laufende Budgetkontrolle
· Administration der Ein- und Ausgangsrechnungen
· Absprachen mit dem Steuerberater
· Erstellen einer detaillierten Endabrechnung

Teilnehmerregistrierung
· Programmierung eines professionellen Online-Registrierungsportals
· Verrechnung und Verwaltung der Teilnahmegebühren
· Registrierungs- und Zahlungsbestätigungen, Inkasso offener Gebühren
· Korrespondenz mit den Teilnehmern
· Namensschilder und Kongressunterlagen
· Anmeldeschalter vor Ort
· Teilnehmerlisten und Statistiken
· Auflistung der Einnahmen und Ausgaben

Hotelreservierung
· Blockieren von Zimmerkontingenten
· Verhandlung von Zimmerpreisen
· Auswahl eines Headquarter Hotels

Abstract Management
· Erstellung des Call for papers und der Einreichungsrichtlinien
· Programmierung eines online-Einreichungsportals
· Programmierung eines online Reviewing Systems
· Korrespondenz mit den Autoren und Referenten
· Aufbereitung des wissenschaftlichen Programms
· Erstellung des Abstractbandes

Referentenservice
· Koordination der Referenteneinladungen
· Zusammenstellung der Sitzungsdetails, Vorträge und Technikanforderungen
· Hotelbuchungen für Referenten
· Verwaltung der Reisekosten
· Verwaltung der Einladungen zu Abendveranstaltungen
· Betreuung vor Ort

Rahmenprogramme
· Auswahl von Locations für Get together Empfänge, Referentenessen, Gals Dinners und Exkursionen
· Einholen von Angeboten, Verhandlungen mit Locations, Caterern, Künstlern und Technikfirmen
· Beschreibung der Programminhalte und Bewerbung bei Teilnehmern
· Organisation von Hostessen und Shuttlebussen
· Abwicklung der Anmeldung von Teilnehmern und Referenten
· Druck und Versand von Einladungen, Vouchern, Speisekarten
· Controlling und Verwaltung der Rechnungen
· Endabrechnung

Kongress Website
· Reservierung einer Kongressdomain
· Hosting der Website
· Layout, Programmierung und Wartung

Kongress App und Social Media
· Native Apps for iOS oder Android
· Layout im Kongressdesign
· Regelmäßige Updates und Datenpflege
· Strategie für eine Social Media Kampagne

Ausstellungsorganisation und Sponsorenakquise
· Vorbereitung einer Sponsorshipbroschüre
· Akquise von Sponsoren
· Verträge und Verrechnung mit Sponsoren
· Ausstellungsplanung
· Abwicklung vor Ort